Eine notarielle Beglaubigung brauchst du vor allem dann, wenn eine Behörde, ein Gericht oder ein Vertrag ausdrücklich eine öffentlich beglaubigte Unterschrift oder Abschrift verlangt. Der Notar bestätigt dabei entweder die Echtheit einer Unterschrift oder die Übereinstimmung einer Kopie mit dem vorgelegten Original. Das ist etwas anderes als eine notarielle Beurkundung, bei der auch der Inhalt und die rechtliche Gestaltung der Erklärung eine zentrale Rolle spielen.
Die Gebühren sind gesetzlich geregelt und daher nicht frei zwischen Notar und Mandant verhandelbar. Eine reine Unterschriftsbeglaubigung kostet typischerweise mindestens 20 Euro zuzüglich Umsatzsteuer und möglicher Auslagen; abhängig vom Geschäftswert kann die Gebühr höher ausfallen. Entscheidend ist deshalb zuerst, welche Form die empfangende Stelle tatsächlich verlangt.
Beglaubigung und Beurkundung erfüllen unterschiedliche Zwecke
Bei einer Unterschriftsbeglaubigung bestätigt der Notar, dass eine bestimmte Person unterschrieben oder eine bereits geleistete Unterschrift als eigene anerkannt hat. Er bestätigt damit nicht automatisch, dass der Inhalt des Dokuments richtig, sinnvoll oder rechtlich vorteilhaft ist.
Eine Abschriftsbeglaubigung bezieht sich dagegen auf ein Dokument. Sie bestätigt, dass die angefertigte Kopie mit dem vorgelegten Original übereinstimmt. Ob die Aussagen im Original wahr sind, wird dadurch nicht festgestellt.
Die notarielle Beurkundung geht deutlich weiter. Der Notar klärt den Sachverhalt, belehrt die Beteiligten über die rechtliche Tragweite, hält ihre Erklärungen in einer Urkunde fest und liest diese grundsätzlich vor. Typische beurkundungspflichtige Vorgänge sind Grundstückskaufverträge, Eheverträge und viele gesellschaftsrechtliche Vereinbarungen. Eine bloße Beglaubigung kann die vorgeschriebene Beurkundung nicht ersetzen.
In diesen Fällen wird häufig eine notarielle Beglaubigung verlangt
Ob die notarielle Form nötig ist, richtet sich nach dem jeweiligen Rechtsgeschäft und nach den Anforderungen der Stelle, bei der das Dokument eingereicht wird. Häufig begegnet sie dir in folgenden Situationen:
- Grundbuchangelegenheiten: Erklärungen und Anträge gegenüber dem Grundbuchamt benötigen häufig eine öffentliche Beglaubigung. Der zugrunde liegende Vertrag, etwa ein Grundstückskaufvertrag, kann zusätzlich beurkundungspflichtig sein.
- Handels- und Vereinsregister: Registeranmeldungen werden regelmäßig in öffentlich beglaubigter Form übermittelt. Die Einreichung läuft in diesen Bereichen üblicherweise elektronisch über den Notar.
- Erbausschlagung: Die Erklärung kann zur Niederschrift des Nachlassgerichts oder in öffentlich beglaubigter Form abgegeben werden. Hier gelten Fristen, weshalb eine frühzeitige Terminvereinbarung wichtig ist.
- Vollmachten: Eine Vollmacht muss nicht automatisch notariell beglaubigt sein. Soll sie jedoch beispielsweise bei Grundstücksgeschäften, im Unternehmensbereich oder gegenüber bestimmten Registern eingesetzt werden, können strengere Formanforderungen gelten.
- Auslandsgeschäfte: Ausländische Behörden, Banken oder Vertragspartner verlangen teilweise eine notariell beglaubigte Unterschrift oder Dokumentenkopie. Zusätzlich kann eine Apostille oder Legalisation notwendig sein.
Für Zeugnisse, Personenstandsurkunden oder Bewerbungsunterlagen reicht je nach Empfänger möglicherweise eine amtlich beglaubigte Kopie aus. Diese kann beispielsweise von einer hierzu befugten Behörde oder öffentlichen Stelle erstellt werden. Eine amtliche Beglaubigung ist jedoch nicht in jedem Verfahren einer notariellen Beglaubigung gleichgestellt.
Der Wortlaut der Anforderung entscheidet
Bevor du einen Notartermin buchst, solltest du die schriftliche Vorgabe genau lesen. Formulierungen wie „einfache Kopie“, „amtlich beglaubigte Kopie“, „öffentlich beglaubigte Abschrift“, „Unterschrift öffentlich beglaubigt“ und „notariell beurkundet“ bezeichnen nicht dieselbe Form.
- Prüfe, ob die Unterschrift, eine Kopie oder der gesamte Rechtsvorgang bestätigt werden soll.
- Frage bei unklarem Wortlaut die empfangende Stelle, welche Form sie akzeptiert.
- Kläre bei Auslandsverwendung, ob zusätzlich eine Apostille, Legalisation oder Übersetzung verlangt wird.
- Teile dem Notariat vorab mit, wofür das Dokument bestimmt ist. So kann es die erforderliche Form und die benötigten Unterlagen einordnen.
Verlangt das Gesetz eine Beurkundung, genügt weder eine amtlich beglaubigte Kopie noch eine öffentlich beglaubigte Unterschrift. Umgekehrt musst du keine umfangreichere und meist teurere Beurkundung veranlassen, wenn lediglich eine beglaubigte Abschrift gefordert wird.
So läuft der Termin beim Notar ab
Für eine Unterschriftsbeglaubigung benötigst du grundsätzlich das vollständige Dokument und einen gültigen amtlichen Lichtbildausweis. Unterschreibe möglichst erst im Beisein des Notars. Eine bereits vorhandene Unterschrift kann unter Umständen als eigene anerkannt werden, doch das solltest du vorher mit dem Notariat abstimmen.
Der Notar prüft deine Identität und bringt den Beglaubigungsvermerk an. Dieser hält fest, wessen Unterschrift beglaubigt wurde und ob sie vor dem Notar vollzogen oder anerkannt worden ist. Bei einer Kopiebeglaubigung musst du das Original vorlegen; eine gewöhnliche Kopie oder ein Scan reicht als Ausgangsdokument nicht ohne Weiteres aus.
Ist eine Person nicht selbst anwesend oder handelt sie für ein Unternehmen, eine Gesellschaft oder einen Verein, können zusätzliche Nachweise zur Vertretungsberechtigung erforderlich sein. Bei fremdsprachigen Dokumenten sollte das Notariat vor dem Termin erfahren, um welche Sprache und welchen Verwendungszweck es geht.
Wie sich die Notarkosten zusammensetzen
Notare rechnen ihre Tätigkeit nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz ab. Für dieselbe gebührenpflichtige Tätigkeit gelten daher grundsätzlich dieselben gesetzlichen Vorgaben, unabhängig davon, welches Notariat du auswählst.
Bei der Beglaubigung einer Unterschrift fällt eine wertabhängige Gebühr an. Sie beträgt mindestens 20 Euro und höchstens 70 Euro. Welcher Betrag innerhalb dieses Rahmens entsteht, hängt insbesondere vom Geschäftswert der Erklärung ab. Hinzukommen können Umsatzsteuer sowie Auslagen, beispielsweise für Kopien, Ausdrucke, Porto oder elektronische Übermittlungen.
Für die Beglaubigung von Abschriften richtet sich die Gebühr üblicherweise nach dem Umfang des Dokuments. Bei Papierdokumenten wird grundsätzlich ein Betrag je beglaubigter Seite angesetzt, wobei eine Mindestgebühr greift. Auch hier können Umsatzsteuer und weitere notwendige Auslagen hinzukommen.
Zwei einfache Kostenbeispiele
Greift bei einer einfachen Unterschriftsbeglaubigung die Mindestgebühr von 20 Euro, ergeben sich allein daraus mit 19 Prozent Umsatzsteuer 23,80 Euro: 20 Euro + (20 Euro × 0,19) = 23,80 Euro. Porto, Kopien, Entwürfe oder weitere Tätigkeiten sind in diesem Beispiel nicht enthalten.
Bei der beglaubigten Papierabschrift eines zwölfseitigen Dokuments können bei einem Ansatz von 1 Euro je Seite zunächst 12 Euro entstehen. Die Rechnung lautet 12 Seiten × 1 Euro je Seite = 12 Euro. Dazu kommen gegebenenfalls Umsatzsteuer und Auslagen. Bei kürzeren Dokumenten kann die gesetzliche Mindestgebühr maßgeblich sein.
Die Beispiele sind keine verbindlichen Kostenvoranschläge. Sobald der Notar zusätzlich einen Text entwirft, rechtlich berät, Registerdaten abruft, mehrere Erklärungen bearbeitet oder elektronische Dokumente erstellt und übermittelt, können weitere Gebühren und Auslagen entstehen.
Warum ein scheinbar kurzer Termin teurer werden kann
Nicht allein die Dauer des Termins bestimmt die Rechnung. Notarkosten orientieren sich an gesetzlich festgelegten Gebührentatbeständen und teilweise am Geschäftswert. Eine kurze Unterschriftsbeglaubigung im Zusammenhang mit einem wirtschaftlich bedeutenden Vorgang kann deshalb mehr kosten als die Mindestgebühr.
Auch die Vorbereitung verändert den Leistungsumfang. Bringst du ein fertiges Dokument mit und soll ausschließlich deine Unterschrift beglaubigt werden, ist das etwas anderes als der Auftrag, zunächst eine Vollmacht oder Erklärung rechtssicher zu entwerfen. Wenn du nur die Beglaubigung wünschst, solltest du dem Notariat dennoch den Verwendungszweck nennen und ausdrücklich fragen, ob der vorgelegte Text die verlangte Form erfüllt.
Bei Dokumenten für das Ausland reicht der Notarstempel nicht immer
Eine deutsche notarielle Beglaubigung wird im Ausland nicht automatisch ohne weiteren Nachweis anerkannt. Je nach Zielland und Dokument kann eine Apostille benötigt werden. Sie bestätigt die Echtheit der öffentlichen Unterschrift und die Befugnis der unterzeichnenden Person. In anderen Fällen ist eine Legalisation über die zuständigen Stellen erforderlich.
Außerdem kann der Empfänger eine Übersetzung durch einen hierfür qualifizierten Übersetzer verlangen. Lass dir daher vor dem Notartermin schriftlich bestätigen, welche Beglaubigungsform, Sprache und zusätzliche Bestätigung akzeptiert werden. So vermeidest du, dass ein formal einwandfreies deutsches Dokument am ausländischen Verfahren vorbeigeht.
Mit diesen Angaben erhältst du eine brauchbare Kostenauskunft
Das Notariat kann die voraussichtlichen Kosten besser einordnen, wenn du nicht nur nach dem Preis einer Beglaubigung fragst. Übermittle stattdessen folgende Angaben:
- Art und Seitenzahl des Dokuments,
- Anzahl der benötigten beglaubigten Exemplare,
- Verwendungszweck und empfangende Stelle,
- ungefähren Geschäftswert, sofern er bekannt und relevant ist,
- Hinweis, ob ein fertiger Text vorliegt oder ein Entwurf benötigt wird,
- Zielland bei einer Verwendung außerhalb Deutschlands,
- gewünschte Versand- oder Übermittlungsform.
Der sinnvollste erste Schritt ist somit nicht die Suche nach dem günstigsten Notar, sondern die Klärung der verlangten Form. Steht fest, ob eine Unterschriftsbeglaubigung, Abschriftsbeglaubigung oder Beurkundung erforderlich ist, lassen sich Ablauf, Unterlagen und voraussichtliche Gebühren zuverlässig abgrenzen.